Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 21/2003
Wójta Gminy Inowrocław z dnia 14 kwietnia 2003
Instrukcja
kontroli
podległych jednostek organizacyjnych
§ 1
Instrukcja kontroli podległych jednostek
organizacyjnych określa rodzaj i funkcje kontroli tych jednostek, ich cele i
zadania: zasady i sposoby dokonania kontroli oraz jej dokumentowanie:
uprawnienia i obowiązki kontrolujących i kontrolowanych oraz tryb wnoszenia i
rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń kontrolnych.
§ 2
Celem
kontroli jest:
1. Działalność kontrolna
wykonywana w celu wykrycia nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki w celu
podniesienia sprawności jej działania
poprzez usunięcie ujawnionych w wyniku kontroli przyczyn i źródeł ich
powstania.
2. Raelizacja celów kontroli następuje
poprzez dostarczenie zarządzającym jednostką niezbędnych dla doskonalenia
funkcjonowania działalności jednostek i właściwego gospodarowania jej
majątkiem:
1/ informacji o stopniu
realizacji zadań i celów jednostki i o stwierdzonych odchyleniach,
2/ informacji o słabych
stronach jednostki, w tym stwierdzonych zaniedbaniach, nieprawidłowościach i odchyleniach od
przyjętych do stosowania norm oraz nieracjonalnym gospodarowaniu mieniem,
nadużyciach z podaniem przyczyn powstania i osób za nie odpowiedzialnych,
3/ informacji o sposobach i
środkach umożliwiających uniknięcie w przyszłości stwierdzonych zaniedbań i
nieprawidłowości,
4/ wskazań, z podaniem
sposobów i środków, umożliwiających uniknięcie w przyszłości stwierdzonych
zaniedbań i nieprawidłowości.
§ 3
1.Kontroli
podlegają wszystkie jednostki organizacyjne gminy.
2.W każdym roku budżetowym co, najmniej 5 % wydatków
podlega kontroli
według
obowiązującego planu finansowego danej jednostki.
§ 4
Kontroli
podlegają następujące obszary działalności jednostki:
1.Finanse i
księgowość:
1/ celowość wydatkowania środków
publicznych,
2/ gromadzenie środków publicznych,
3/ udzielanie zamówień publicznych,
4/ gospodarowanie mieniem,
5/ celowości zaciągania zobowiązań
finansowych
2.Zasoby rzeczowe:
1/ aktywa
trwałe i zarządzanie nimi, a w szczególności:
a/
wartości niematerialne i prawne,
b/
rzeczowe aktywa trwałe: środki trwałe,
c/
należności długoterminowe,
d/
inwestycje długoterminowe,
e/
długoterminowe rozliczenia między okresowe;
2/ aktywa
obrotowe i zarządzanie nimi, a w szczególności:
a/
zapasy materiałowe,
b/
należności krótkoterminowe,
c/
inwestycje krótkoterminowe( udziały, papiery wartościowe,
udzielone pożyczki,)
d/
środki pieniężne itp.
e/
krótkoterminowe rozliczenia między okresowe,
3.Zasoby ludzkie i zarządzanie nimi, a w
szczególności:
1/ systemy
wynagrodzenia,
2/ wydatki
w zakresie B H P,
3/
działalność socjalna;
4. Zasoby finansowe i zarządzanie nimi, a w
szczególności:
1/ środki
zewnętrzne, źródła ich pozyskiwania,
2/ wynik
finansowy oraz wpływ kształtowani się kosztów i przychodów
na jego
wielkość;
5.Zasoby informacyjne, również zapisane na nośnikach
magnetycznych,
a w szczególności:
1/
informacje dokumentujące zdarzenia gospodarcze ( umowy, zlecenia,
dowody
zakupu towarów i usług, dowody przychodu i rozchodu itp.),
2/
informacje zawarte w księgach rachunkowych,
3/
informacje zawarte w innych dokumentach i ewidencji zawierającej
dane
dotyczące działalności jednostki.
§ 5
Podstawowe zadania i funkcje
kontroli oraz podstawowe zasady ich realizacji:
1.Czynności kontrolne polegające na zbadaniu każdego
elementu stanu
faktycznego
i porównaniu go z obowiązującą dla niego normą oraz ustaleniu
odchyleń
od tej normy.
1/ przez
pojęcie normy należy rozumieć każde uregulowanie prawne,
także
wewnętrzne, odnoszą się do:
a/
jednostki,
b/
funkcjonowania jednostki, w tym m. innymi:
·
finansowania,
·
planowania i realizacji,
·
zatrudniania, wynagrodzenia,
·
zaopatrzenia i gospodarowania materiałami,
·
gospodarowania aktywami trwałymi,
·
inwestowania w rozwój,
·
ewidencji zdarzeń w tym gospodarczych.
2.W wypadku ujawnienia odchyleń negatywnych: nieprawidłowości
i uchybień,
zadaniem
kontroli jest:
1/
dostarczenie informacji o przyczynach powstania odchyleń od norm oraz
wskazanie, w jakim stopniu odchylenia te wpłynęły i w jakim stopniu mogą
wpłynąć
na działalność jednostki, o ile nie zostaną w odpowiednim czasie
skorygowane,
2/
wskazanie sposobów i środków umożliwiających wyrównanie powstałych
strat,
3/
wskazanie sposobów i środków umożliwiających uniknięcie stwierdzonych
nieprawidłowości i uchybień.
3.Kontrola winna również dostarczyć informacji o
wynikach pozytywnych:
1/
określenia stopnia, w jakim ma to wpływ na działalność jednostki,
2/
wskazanie osób, których działanie przyczyniło się do uzyskania efektów
mających korzystny wpływ na działalność jednostki.
§ 6
Podstawowe
zasady realizacji zadań i funkcji kontroli.
1.Przeprowadzając kontrolę należy ocenić badany stan
faktyczny według
następujących kryteriów:
1/
sprawność organizacji – to jest prawidłowość i efektywność przyjętych
kierunków działania,
2/
celowość,
3/
gospodarność,
4/
rzetelność,
5/
legalność – zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2.Kontrola powinna być przeprowadzona rzetelnie i
zgodnie z posiadaną przez
osobę
kontrolującą wiedzą.
3.Kontrola powinna być przeprowadzona dwoma
wzajemnie uzupełniającymi
się
sposobami:
1/
pośrednio, przez wykorzystanie informacji zawartych w księgach
rachunkowych, ewidencji pomocniczych, w inwestycji, analiz
ekonomicznych w sprawozdawczości, w systemach obiegu dokumentów
itp.
2/
bezpośrednio, przez osobiste sprawdzenie badanego stanu faktycznego
– kontrola
rzeczowa.
§ 7
W celu realizowania zadań i
wypełniania funkcji kontroli wskazane jest, aby kontrole przeprowadzane były
przez osoby posiadające:
1.Doświadczenie
zawodowe w zakresie kontrolowanego zagadnienia,
2.Niezbędną
wiedzą merytoryczną,
3.Kulturę
osobistą,
4.Cierpliwość,
5.Umiejętność
trafnego i precyzyjnego formułowania wniosków oraz
umiejętności przejrzystego precyzowania
wniosków kontroli,
6.Obiektywizm
w podejściu do kontrolowanego zagadnienia.
W
celu skutecznego funkcjonowania kontroli należy
1. Dla pracowników wykonujących czynności kontrolne
dokładnie i jednoznacznie ustalić uprawnienia , obowiązki i odpowiedzialność w
zakresie dokonywanej kontroli
2. Zapoznać pracowników
wykonujących czynności kontrolne z obowiązującymi przepisami oraz dążyć do
podnoszenia ich kwalifikacji w tym zakresie ;
3. Przestrzegać zasad
przyjętego systemu dokumentowania wszystkich operacji i zdarzeń, ewidencji,
obiegu i kontroli dokumentów oraz zasad ich wystawiania i akceptacji
§ 9
W celu zrealizowania zadań i wypełnienia
funkcji kontroli wskazane jest
1.Przeprowadzenie kontroli:
1/ formalnej
2/ dokumentacyjnej
3/ merytorycznej
4/ rzeczowej
5/ rachunkowej
2.Kontrola
formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz na
zbadaniu prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę, w
szczególności zaś zbadaniu :
1/ czy treść dokumentu odpowiada przepisom
prawa i normom jednostki
2/ czy jeżeli czynność powinna być
poprzedzona zawarciem umowy, zlecenia,
złożenia zamówienia itp., znajduje ona
uzasadnienie w tych dokumentach ;
3/ czy dokument został wystawiony przez
właściwy podmiot;
4/ czy operacji dokonały upoważnione osoby;
5/.czy dokument został zatwierdzony przez
osoby upoważnione
2 Kontrola
merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności
jest celowe, zgodne z zawartymi umowami,
zleceniami itp.
§ 10
Przygotowanie
kontroli następuje na podstawie planu w układzie przedmiotowo-podmiotowym
1/ tematyka kontroli
2/ termin kontroli
3/ metody kontroli winny zawierać;
a/ numer i temat kontroli ,
b/ cel kontroli (zagadnienia wymagające
kontroli)
c/ określenie zakresu-tematu kontroli,
d/ wskazania okresu objętego kontrolą,
e/ wykaz aktów prawnych i normatywnych w
odniesieniu do zagadnień
będących przedmiotem kontroli.
§ 11
Organizacja
kontroli :
1. Plan kontroli odbywa się
zgodnie z wcześniej opracowanym harmonogramem kontroli,
2. Dla kontroli nieobjętych
planem kontroli metodykę kontroli sporządza się i przekłada do zatwierdzenia
Wójtowi GMINY w terenie najpóźniej do 7
dni przed podpisaniem zarządzenia w sprawie kontroli.
§ 12
Zadania
uruchamiającego kontrolę:
1. Zatwierdzenie harmonogramu kontroli;
2. Wyznaczenie spośród pracowników sobie
podległych do wykonania
określonych czynności kontrolnych,
3. Ustalenie tematyki i
metodyki kontroli,
4. Nadzór nad kontrolerami
wykonującymi czynności kontrolne,
5. Egzekwowanie od kontrolerów
rzetelnego i terminowego przeprowadzenia postępowania kontrolnego,
6. Egzekwowanie od kontrolerów
rzetelnego i terminowego sporządzania dokumentacji pokontrolnej,
7. Występowanie z wnioskiem do
Wójta Gminy o uzupełnienie zespołu upoważnionego do przeprowadzenia kontroli o
pracownika spoza pracowników sobie podległych,
8. Organizowanie narad i
szkoleń dla kontrolerów, mających na celu podniesienie ich kwalifikacji w celu
rzetelnego i profesjonalnego wypełnienia obowiązków, w tym sprawnego
przeprowadzenia czynności kontrolnych,
9. Uczestnictwo w naradach
pokontrolnych,
10. Opracowanie projektu poleceń
i wniosków pokontrolnych w sprawach merytorycznych lub profesjonalnych i
przedstawienie ich do decyzji
Wójta Gminy.
§ 13
1.Do
zadań pracowników /kontrolerów/ wykonujących czynności kontrolne w
szczególności należy:
1/ przeprowadzenie kontroli zgodnie z
procedurą, tematem i metodyką
kontroli po
uprzednim, należytym przygotowaniu się do kontroli,
2/ rzetelne i wnikliwe przeprowadzenie
kontroli oraz obiektywne ustalenie
stanu faktycznego,
3/ sporządzenie dokumentacji kontroli w terminie, rzetelnie i zgodnie z
ustaleniami kontroli,
4/ uczestniczenie w postępowaniu w sprawie rozpatrywania zastrzeżeń,
5/ wykonywanie poleceń zleconych przez Wójt Gminy, dotyczących
postępowania kontrolnego.
2.Do obowiązków kierownika zespołu kontrolnego należy:
1/. wykonanie czynności wymienionych w ust. 1,
2/ organizowanie o pracy zespołu w sposób zapewniający prawidłowe i
terminowe przeprowadzenie kontroli przez zespół,
3/ wnioskowanie, w przypadkach uzasadnionych o powołanie
rzeczoznawcy,
4/ reprezentowanie zespołu wobec kierownika jednostki kontrolnej.
§ 14
Postępowanie kontrolne należy przeprowadzić z
uwzględnieniem postanowień w celu ustalenie każdego elementu stanu rzeczywistego
przedmiotu kontroli, porównanie go z obowiązującymi normami w celu ujawnienia
ewentualnych nieprawidłowości lub odchyleń od tej normy.
§ 15
Do
przeprowadzenia kontroli uprawnia:
1.Imienne upoważnienie
wystawione przez Wójta Gminy lub z jego upoważnienia, przez uruchamiającego
kontrolę.
2.Upoważnienie
winno zawierać:
1/ określenie rodzaju kontroli,
2/ oznaczenie- numer kontroli/ kolejny w roku /,
3/ podstawę prawną wystawienia upoważnienia,
4/ podmiot kontroli,
5/ zakres tematyczny, w tym okres objęty kontrolą,
6/ czas trwania kontroli,
7/ nazwisko lub nazwiska osób upoważnionych do
przeprowadzenia kontroli,
8/ wyznaczenie kierownika
zespołu kontrolnego, w wypadku wieloosobowego składu komisji kontrolnej.
3. Upoważnienie ważne jest w takim zakresie, jakiego
dotyczy. Wszelkie zmiany wystawionego upoważnienia wymagają wydania nowego
upoważnienia przez Wójt Gminy. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi załącznik Nr 1
4. Upoważnienie wystawia się
w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: jeden dla komórki kontrolnej, jeden
załącza się do akt kontroli.
5. Zobowiązuje się
wszystkich pracowników zatrudnionych poza komórką kontrolowaną do udzielenia wyjaśnień w
przedmiocie kontroli bez konieczności okazania dodatkowego upoważnienia –
wystawione upoważnienie do kontroli stosuje się odpowiednio.
6. Upoważnienie, o którym
mowa w ust. 1, nie ma zastosowania do spraw niejawnych i tajnych.
§ 16
Czynności
kontrolne przeprowadza się według zasad;
1. Przed przystąpieniem do
czynności kontrolnych kontroler zawiadamia kierownika jednostki kontrolnej o
przedmiocie kontroli i czasie jej trwania, na co przedkłada upoważnienie
do kontroli.
2. Kierownik jednostki
kontrolowanej zobowiązany jest zapewnić kontrolującemu odpowiednie warunki i
środki niezbędne do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli, w tym
celu:
1/ udostępnia w razie potrzeby, w ramach swoich
możliwości odpowiednie pomieszczenie, oraz wyposażenie do przechowywania
materiałów kontrolnych,
2/ przedkłada żądane dokumenty dotyczące przedmiotu
kontroli,
3/ stwarza warunki do terminowego udzielania
wyjaśnień przez pracowników.
§ 17
Pracownik
kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli w przypadku, gdy czynność
lub rozstrzygnięcia kontrolne mogą dotyczyć osób związanych z nim z tytułu
pokrewieństwa – decyzję w sprawie wyłączenia kontrolującego podejmuje Wójt
Gminy po powzięciu informacji o przyczynach wymienionych.
§ 18
Kontrolę
przeprowadza się w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej. W
razie konieczności kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy, na
wniosek kontrolującego za wydaniem stosowanych poleceń Wójta Gminy.
§ 19
Kontrolujący
dokonuje ustaleń faktów kontrolnych
na
podstawie dowodów:
1. Do dowodów zalicza się w
szczególności dokumenty, dowody rzeczowe, protokóły, dane ewidencji i
sprawozdawczość, oświadczenia i wyjaśnienia złożone na piśmie.
2. Kontroli magazynów i kasy
kontrolujący dokonuje w obecności osób
materialnie odpowiedzialnych, w razie ich nieobecności wyznaczonego pracownika
przez kierownika jednostki.
3. Z przebiegu kontroli
kontrolujący sporządza protokół:
a/ z kontroli kasy według wzoru Nr-2
b/ z kontroli magazynu /materiałów/ według wzoru Nr
3
4. Pobranie dowodów rzeczowych
kontrolujący dokumentuje za odrębnym protokółem sporządzonym według wzoru Nr 4
§ 20
Do
obowiązków pracowników jednostki kontrolowanej należy:
1. Ustalenie, w wyznaczonym
przez kontrolującego terminie, ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach
dotyczących przedmiotu kontroli,
2. Sporządzenie niezbędnych
zestawień i obliczeń opartych na dokumentach, a także odpisów i wyciągów z
dokumentów, dotyczących przedmiotów kontroli,
3. Z ustnych wyjaśnień,
kontrolujący sporządza protokół według wzoru Nr 5,
który winien być podpisany przez
kontrolującego i składającego
wyjaśnienie.
§ 21
Dokumentowanie
czynności kontrolnych:
1. Z przeprowadzonej kontroli,
kontrolujący sporządza protokół, w którym zobowiązany jest do przedstawienia
ustaleń kontrolnych w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodnie ze
stanem faktycznym.
Wzór
protokółu z kontroli stanowi załącznik Nr 6
2. Protokół jest podstawowym dokumentem wykonania
kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty
dotyczące kontrolowanego przedmiotu, w tym nieprawidłowości i uchybień w
działaniu, ich przyczyny i skutki.
3. Z przeprowadzonej kontroli
może być sporządzone sprawozdanie, pod warunkiem, że z ustaleń kontrolującego
nie wynika potrzeba ukarania osób odpowiedzialnych za powstanie
nieprawidłowości.
4. Protokół kontroli wraz z
dokumentami wymienionymi w § 19 stanowi dokumentację kontroli.
§
22
Kierownik
jednostki kontrolowanej, w terminie do 7 dni po zakończeniu kontroli w terminie wskazanym w protokóle, zobowiązany
jest do:
1/ podpisania protokółu bez zastrzeżeń lub,
2/ złożenia kontrolującemu pisemnej odmowy
podpisania protokółu z podaniem
przyczyn odmowy lub
3/skorzystania z prawa złożenia zastrzeżeń.
§ 23
Zgłaszanie
i rozpatrywanie zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokóle kontroli
przysługuje:
1.Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo
zgłoszenia
kontrolującemu w trybie określonym w § 22 umotywowanych
zastrzeżeń
do ustaleń zawartych w protokóle kontroli.
2.Zastrzeżenia
,o których mowa w ust.1 ,należy złożyć kontrolującemu na
piśmie przed podpisaniem protokołu kontroli.
3.Kontrolujący
obowiązany jest dokonać analizy zastrzeżeń, o których mowa
w ust.2 i:
1/w przypadku uznania zasadności zastrzeżeń podjąć dodatkowe czynności
kontrolne:
2/w przypadku nieuwzględnienia w części lub
w całości zastrzeżeń przekazuje
na piśmie swoje stanowisko kierownikowi
jednostki kontrolowanej wraz z
pouczeniem o jego prawie do zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń
w
terminie 7 dni do Wójta Gminy,
4.Zastrzeżenia,o
których mowa w ust.3 pkt.2,winny być złożone na piśmie.
§
24
Decyzje pokontrolne i ich realizacja:
1. Wójt Gminy, w razie stwierdzenia w toku kontroli istotnych nieprawidłowości i uchybień, w terminie 14 dni od daty otrzymania protokółu kontroli, kieruje do kierownika jednostki kontrolowanej zarządzenie m .in. polecenia wdrożenia działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości wraz z wyznaczeniem terminu ich realizacji .
2. Zarządzenie pokontrolne, o
którym mowa w ust.1,winno zawierać:
1/.zwiężły opis wyników ,ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych w
toku kontroli nieprawidłowości i uchybień;
2/ polecenia wdrożenia działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych
nieprawidłowości i uchybień;
3/ wskazanie
kierunków działań naprawczych.
Załączniki do
instrukcji:/wzory druków/
Nr 1 upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
Nr 2 protokół kontroli kasy
Nr 3 protokół kontroli materiałów
Nr 4 protokół pobrania dowodów rzeczowych
Nr 5 protokół ustnych wyjaśnień
Nr 6 protokół z kontroli